जहाँ तिनीहरूले सामूहिक लिएको छन् परिस्थितिमा आवश्यक बनाएको निर्णय को वृत्तचित्र प्रमाण लागि आवश्यकता। प्रोटोकल रूपमा रेकर्डिङ डेटा को यस प्रकारको प्रयोग गरिन्छ घटनाहरूको पाठ्यक्रम समाधान गर्न सबै भन्दा अक्सर।
शब्द "प्रोटोकल" धेरै अर्थ छ - यो स्थापित गर्न सकिँदैन र एक निश्चित अवस्थामा प्रक्रियाहरु, र ठीक छलफल, बहस र समयमा अनुक्रम डाटा समावेश एउटा सरकारी कागजात डिजाइन निर्णय बनाउने सभा, सम्मेलन र सभाहरूमा। कृपया त्यो आफ्नो उद्देश्य भिन्न धेरै प्रकारका छ सजग हुनुहोस्। भाडादारों को बैठक को मिनेट उदाहरणका लागि, भन्दा केहि फरक वर्ग कागजात छ, अनुसन्धान अधिकारीहरूले वा अन्य को रिपोर्ट Supervisory अधिकार।
स्थायी / अस्थायी collegial समुदाय अनिवार्य दस्तावेज विषय (शेयरधारकों, भाडादारों, निर्देशक बोर्ड को समिति बैठक) को बैठक। संगठन वा समूह को अध्यक्ष लगियो निर्णय आधारमा, बैठक को मिनेट पूर्ण (भाषण, वाद विवाद, प्रश्न र उत्तरको राम्ररी रेकर्ड) वा संक्षिप्त फारम सञ्चालन गर्न सकिन्छ। नियम, सत्र वा अन्य जिम्मेवार व्यक्तिको सचिव समयमा हुन्छ कि सबै को एक रेकर्ड राख्छ रूपमा, सम्बन्धित सामाग्री सहभागीहरू प्रदान सङ्कलन, र त्यसपछि एक कागजात तिनीहरूलाई ल्याउँछ।
आधिकारिक कागज को आवश्यकताहरु सन्दर्भमा, तिनीहरूले सही नीति अभिशासित राज्य स्तर मा डिजाइन। छन् उदाहरणका लागि, मालिक वा अन्य समूह र संगठन को प्रतिनिधिहरु को भाडादारों को बैठक को मिनेटमा, कागजात र संगठनको नाम बाहेक, घटनाको मिति र एजेन्डा अध्यक्ष, सचिव, र उपस्थित दल को डाटा संकेत हुनुपर्छ।
निम्नानुसार जानकारी योजना को सारांश छ: प्ले - गरे (र) - निर्णय / सहमत भए। डाटा सेटको शुद्धता अध्यक्ष र सचिव को हस्ताक्षर initialed छ। आवश्यक छ भने, बैठक सहभागीहरू यो कुनै पनि भाग देखि मिनेट पूर्ण प्रतिलिपि, साथै एक अंश रूपमा प्राप्त गर्न सकिन्छ।
जानकारी डाटा को nuances केही अपार्टमेन्ट भवन बस्ने, सभाहरूमा लागि सामूहिक जनसंख्या दर्शाउने कागजात छ। यस मामला मा, प्रोटोकल homeowners बैठक घटना (मान्छे वा एजेन्डा मा absentee मतदान को वास्तविक जमघट) को फारम निश्चित डाटा, वास्तविक ठेगाना र भन्नुभयो पृथक वस्तुको क्षेत्र, तिनीहरूलाई सम्बन्धित ती वर्तमान र मतदान को संख्या गर्दै।
साथै, कागजात अनिवार्य आवेदन सहभागीहरू (वा तिनीहरूको प्रतिनिधि) को थर को सूची, अपार्टमेन्ट संख्या संग, सम्पत्तिको छ। को बासिन्दा को राय अनुपस्थिति मा प्राप्त गरेका थिए भने, अतिरिक्त सूचीमा एजेन्डा सबै मुद्दाहरू यसको निर्णय निर्दिष्ट गर्नुपर्छ हुन मात्र मानव डाटा मा, तर पनि। साथै, यो पनि, कागजात बारे जानकारी घर को एक भाग स्वामित्व वा विशिष्ट स्थान को सम्पत्तिको को सही पुष्टि, साथै स्पष्ट र स्वीकार प्रकारका (सहमत, असहमत, छुँदै) को एजेन्डा पहिचान वस्तुहरू लागि प्रत्येक नागरिक इच्छा समावेश गर्नुपर्छ। यस अवस्थामा, बैठक मिनेट बासिन्दा मान्य हुनेछ।