गोप्य रेकर्ड व्यवस्थापन: संगठन र व्यवस्थापन नियम

अब देखि, गुप्त रेकर्ड पालन गरेमा - सार्वजनिक अधिकारीहरु को बस विशेष अधिकार छैन। आज stamped गोप्य दस्तावेज लगभग हरेक प्रमुख व्यापारिक संगठन छ। यस लेखमा तपाईं सबै गोप्य कागजातहरू को उचित आचरण सिक्न हुनेछ।

कागजी कार्रवाई मा गुप्ति को धारणा

कुनै पनि श्रम गतिविधि, एउटा तरिका वा गोप्य वा गोप्य कागजातहरू अर्को जडान, कठिनाइको, समस्या र जोखिम धेरै सधैं रहन्छ। कारण के हो? त्यहाँ मुख्य एक competently गुप्ति लगाएका, कागजात काम गर्न banal नसक्नुको छ जो बीच धेरै कारण छन्।

सुरु लागि यो सबै रहस्य छ कि निर्धारण गर्न आवश्यक हुनेछ। रहस्य धेरै अर्थ छ। खातामा लिन छ भन्दा साधारण परिभाषा अवधारणा मात्र अनुहार सीमित नम्बर उपलब्ध छ भन्ने जानकारी एक प्रकारको रूपमा व्याख्या गर्नुपर्छ छ। रहस्य यसलाई राख्नुपर्छ गोप्य, disclosed छैन गर्न सकिन्छ। नियम, रहस्य चाँडै हराएको थियो, र जानकारी मानिसहरूको ठूलो संख्या लागि उपलब्ध बनायो। तदनुसार, गोप्य कार्यवाही को संगठन अनावश्यक बन्नेछ।

गुप्ति

क्षण मा, गुप्ति धेरै आधारभूत प्रकार छ। हामी एक गोप्य कार्यालय काम, एउटा तरिका वा राज्य को मामिलामा अर्को जडान बारेमा कुरा गर्दै भने, सबै कागजात तीन मुख्य प्रकार मा विभाजित छन्:

• विशेष महत्त्व;
• शीर्ष गुप्त;
• आधिकारिक प्रयोग।

यो वर्गीकरण "राज्य मा। राज" जुलाई 21, 1993 को विशेष संघीय व्यवस्थाले निश्चित छ। के vultures प्रत्येक माथि छ?

"विशेष महत्त्व" को रूपमा वर्गीकृत गुप्ति को उच्चतम डिग्री प्रतिनिधित्व गर्दछ। स्वाभाविक, प्रत्येक कागजात टाढा यस्तो स्थिति प्राप्त गर्न सक्छन्। उदाहरणका लागि, राज्य या मान्छे को कुनै पनि समूह महत्वपूर्ण क्षति विशेष खोल्ने महत्त्व घाँटी को मामला मा लागू गर्न सकिन्छ। त्यो सान्दर्भिक कागजात यस प्रकारको देखि किन सुरक्षा हो।

"शीर्ष गुप्त" को रूपमा वर्गीकृत पनि राज्य गोप्य केही क्रमबद्ध समावेश भएका कागजातहरू तोकिएको छ। जब यो मामला मा कागजात को यस प्रकारको सामना सख्त विनियमन को पहिचान हो।

Stamped "आधिकारिक प्रयोग" अचाक्ली प्रयोगको सीमित, एक उच्च-सुरक्षा कागजातहरू प्रदान गर्दैन तर। गोप्य कागजी कार्रवाई यस प्रकारको सामान्यतया व्यावसायिक संरचना स्थापित।

वर्गीकरण क्रम

व्यवस्थाको सबै वर्गीकृत लागि प्रक्रिया पनि एउटा राज्य स्थापित गरिएको छ। गोप्य माथि नाम। यो कागजात अनुसार, मा गोप्य, राज्य विषय समावेश गर्न सक्नुहुन्छ:

• सैन्य क्षेत्र बारे जानकारी;
• अर्थशास्त्र, इन्जिनियरिङ वा विज्ञान बारेमा जानकारी;
• विदेशी नीति वा जानकारी आर्थिक क्षेत्रहरू बारे;
• प्रतिरोधक, परिचालन र विरोधी आतंकवादी नीति investigative गतिविधि, र यति मा। घ बारेमा जानकारी।

कसरी कागजात राखिन्छ हुन गोप्य? नोटमा मुख्य कुरा विशेष अधिकार विशेषज्ञहरु को उपस्थिति छ। विशिष्ट विशेषज्ञता काम संग व्यक्तिहरूले केही खास जमानत सुरक्षित भण्डारण विकास गर्न। यसलाई त्यहाँ थप काम हो जो संग अनुसार, सबैभन्दा उपयुक्त सुरक्षा वर्गीकरण चयन। वास्तवमा, गोप्य रेकर्ड-पालन गरेमा - यसको कर्मचारीहरु र प्रबन्धकहरू संग एक विशाल क्षेत्र।

गुप्ति को सिस्टम अठोट सिद्धान्त

लागि सबैभन्दा योग्य निर्धारण गोपनीयता को डिग्री समय समयमा हुनुपर्छ विशेष सिद्धान्तहरू लागू गरियो। सिस्टम सिद्धान्तहरूमा - निम्न छलफल भएको कागजी कार्रवाई मा एक रहस्य को परिभाषा मा केंद्रित। यो के हो?

प्रणाली दृष्टिकोण को मुख्य विशेषता - एक पुरा को रूप वर्गीकृत को समस्या विशेष ध्यान। यसको मुख्य कार्य दुई परस्पर प्रभावित रुझान राख्न छ: महत्त्वपूर्ण जानकारी प्रसार रोक्न, एक हात मा; अन्य मा - ठूलो वर्गीकरण र consequent समस्या जोगिन।

कार्यालय को गोप्य राखेर कसरी गर्छ? दुई मुख्य तंत्र छन्: overstatement र गुप्ति को न्यानोकीत। Overstatement एकदम कमी प्रक्रिया कमजोर, आवश्यक जानकारी आदान प्रदान गर्न संभावना Narrows।

अन्य सिद्धान्तहरू

के अन्य सिद्धान्तहरू र गोप्य कार्यवाही को नियम प्रतिष्ठित गर्न सकिन्छ? को व्यवस्था गर्न साथै, यो objectivity पनि टिप्पण लायक छ। बिन्दु के हो? तपाईं एक संक्षिप्त विवरण दिन भने, त्यसपछि यसलाई निम्नानुसार सुनिन्छ: आत्मपुरक दृश्यहरु र अनुमानको सबै प्रकारका द्वारा गर्दा गोप्य कागजातहरू सामना निर्देशित गर्न सकिन्छ। त्यहाँ जो अनुसार, नियम को एक निश्चित सेट गर्नुपर्छ, र सबै आवश्यक उपायहरु विकास गरिनेछ।

अनुकूलन को सिद्धान्त - गुप्त कार्यालय अर्को अत्यावश्यक तत्त्व हो। सबै भन्दा राम्रो र सर्वोत्कृष्ट समाधान छ - यसको मुख्य thrust वर्गीकृत कागजातहरू मा डाटा को कम से कम रकम हो। अधिशेष जानकारी मात्र सुरक्षाको आवश्यक स्तर बाधा हुनेछ।

आवधिक निरीक्षण सिद्धान्त रहस्य कागजातहरू स्थिर अनुगमन हो।

गुप्त कागजातहरूमा संशोधन मा

पहिले नै उल्लेख रूपमा, एक कागजातको गुप्ति को डिग्री डाटा एक विशिष्ट सूची अनुसार निर्धारण गरिन्छ। पछि कागजात को वर्गीकरण वर्गीकृत र भण्डारण गर्न पठाएको गरिनेछ। यी कागजात परिवर्तन गर्न सम्भव छ?

निर्देशन गोप्य कार्यालय काम, राज्य मा संघीय व्यवस्था समावेश जो। गोप्य, जो अन्तर्गत कागजात संशोधन गर्न विषय, बदलिने डिग्री छन् उद्देश्य परिस्थिति र अवस्थामा एक नम्बर फिक्स। यो declassification वा परिवर्तन कागजातहरू लागि म्याद 30 वर्ष भन्दा बढी हुँदैन कि, उल्लेख तथापि, गर्नुपर्छ। अपवाद - एक विशेष interdepartmental आयोग को निर्णय। एक वर्गीकृत संग मामला छ रूपमा, हटाउन वा गुप्ति व्यक्ति को समूह द्वारा अधिकृत विशेष गरे कम गर्न काम।

गोप्य कागजातहरू को विनाश

एक गोप्य कागजात विनाश मा निर्णय उहाँलाई लगाएको को गुप्ति मा निर्भर गर्दछ। विशेष महत्व या शीर्ष गोप्य कुनै प्रश्न को एक चिन्ह संग घाँटी फेरि interdepartmental आयोग solves भने। यो एक व्यापार गोप्य, एकाइ को गोप्य कागजातहरू हो भने, यो विशेषज्ञहरु र अधिकारी को एक विशेष आयोग एकत्र गर्न आवश्यक छ। संगठनात्मक विषयमा यो सम्बोधन र व्यवस्थापन गर्न अनुमति दिन पर्छ।

विनाश प्रक्रिया तीन वा बढी मान्छे को सामान्यतया निर्वाचकगण, ठाउँ लिन्छ। कागज विशेष मिसिन को मद्दतले नष्ट - कागज रूपान्तरण मिसिन। दर्ता पक्षबाट एक चिन्ह सहन गर्नुपर्छ, लेखा कागजात निर्दिष्ट गर्दछ। यो पनि गोप्य कागजातहरू विनाश आन्तरिक सूची को उन्मूलनको संग समानान्तर मा गर्नुपर्छ भनेर उल्लेख गर्नुपर्छ।

निजी कार्यालय को नियम

निम्न छलफल कम्पनीहरु वा अन्य व्यावसायिक संस्थाहरू को गोप्य कागजातहरू मा केंद्रित। गोप्य कागजातहरू काम गर्दा केही आधारभूत नियमहरू र आवश्यकताहरु विचार गर्न आवश्यक छ। यो सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण अंक हाइलाइट गर्न लायक छ:

• तपाईं कागजात अनधिकृत व्यक्ति को पहुँच भन्दा कडा नियन्त्रण पालना गर्नुपर्छ। हामी कर्मचारी बारेमा कुरा गर्दै छन्। तसर्थ, सुरक्षा एक गार्ड वा सुरक्षा सेवा मार्फत स्थापित हुनुपर्छ।
• यसलाई सही गोप्य कागजातहरू काम गर्न योग्य भएको व्यक्ति निर्धारण गर्न आवश्यक छ। तदनुसार, तिनीहरूले दिनुपर्छ, र विशेष शक्तिहरु।
• स्पष्ट निर्देशन (ज्ञापन) गोप्य कागजातहरू काम गर्न विकास गर्नुपर्छ। सबै थप काम संग सख्त अनुसार संगठित गर्नुपर्छ।
• कर्मचारीहरु व्यवसायिक र औद्योगिक रहस्य nondisclosure सम्झौता लग्नु गर्नुपर्छ।
• यसलाई वर्गीकृत कागजातहरू पहुँच गर्न योग्य व्यक्तिका लागि एक स्थायी वित्तीय प्रोत्साहन हुनुपर्छ। विशेष, कुनै पनि गोप्य कार्यालय काम व्यक्ति नियन्त्रण व्यक्तिगत नेतृत्व हुनुपर्दछ।

जब गोप्य वा गोप्य कागजातहरू सामना पछि हुनुपर्छ भनेर सबै आधारभूत नियमहरू छ।

गोप्य कागजात विशेषज्ञहरु को कर्तव्य

प्रत्येक फरक कम्पनी, गोप्य रेकर्ड व्यवस्थापन पहुँच भएका कर्मचारीहरु कर्तव्य। कुनै पनि अवस्थामा, त्यहाँ वर्गीकृत कागजातहरू काम गर्न मानक निर्देशन रूपमा कुनै यस्तो कुरा हो। तर, यो गोप्य कागजात संग गर्नुहुन्छ जो हरेक कर्मचारी सम्झना पर्छ भनेर सबै भन्दा साधारण र सामान्य अंक पहिचान गर्न अझै पनि सम्भव छ। विशेष, हामी वास्तवमा भन्ने बारेमा कुरा गर्दै छन्:

• कर्मचारी भण्डारण, कागजात को संरक्षण वा हेरफेर लागि व्यक्तिगत जिम्मेवार छ।
• कर्मचारी, सचेत जिम्मेवार र ध्यान हुनु पर्छ। कागजात पहुँच गर्न अनधिकृत व्यक्ति कुनै पनि प्रयासहरू तुरुन्तै रोकियो गर्नुपर्छ।
• कर्मचारी थाहा र गोप्य कागजातहरू काम गर्न कसरी निर्देशनहरू पालना गर्नुपर्छ।

साथै, तपाईं विशेषज्ञ गर्न निषेध गरिएको छ भन्ने तथ्यलाई जोड गर्नुपर्छ। यी समावेश:

• वर्गीकृत जानकारी कुनै पनि अनधिकृत व्यक्ति द्वारा पोस्ट;
• व्यवस्थापनको ज्ञान बिना हटाउने यातायात वा परिमार्जन कागजातहरू;
• कर्मचारी को अधिकार क्षेत्र अन्तर्गत पर्न नगर्ने विषयमा मा कागजातहरू संग familiarization;
• व्यवस्थापनको ज्ञान बिना कागजात को विनाश।

रूप गोप्य कागजातहरू को

यो के गोप्य कागजातहरू को आवरण जस्तो हुनुपर्छ बारेमा सबैभन्दा सामान्य जानकारी परिणाम गर्नुपर्छ। लगभग कुनै पनि गोप्य रेकर्ड व्यवस्थापन विभाग निम्न नियम consolidates:

• माथिल्लो दायाँ कुनामा - सुरक्षा वर्गीकरण;
• एएफसी - सूची नम्बर;
• सिद्ध गुप्ति stamped माथिल्लो दाँया कुनाबाट रातो रेखा हुनुपर्छ कागजातहरू छ;
• पानाहरू संख्यात्मक र मुद्दा सिलना गर्नुपर्छ।

स्वाभाविक, जमानत यस प्रकारको लागि धेरै अन्य आवश्यकताहरु छन्। तर, माथि उल्लेख क्षणमा गोप्य कागजातहरू को लगभग कुनै पनि फारम सम्बन्धित।